SISTEM OTOMATISASI KANTOR

 

Sistem Otomatisasi Kantor (office automation)

Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai otomatisasi kantor, kita harus mengetahui dahulu apa pengertian dari sistem otomatisasi kantor. Jadi, Menurut McLeod dan Schell (2008) Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi seperti teknologi komputer pada pekerjaan kantor. otomatisasi kantor atau dapat disebut juga dengan office automation- OA meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun diluar perusahaan.

Selanjutnya Hall dan Singleton (2007) menjelaskan sistem otomatisasi kantor merupakan sistem komputer yang meningkatkan produktivitas para pekerja kantor salah satu contoh dari sistem otomatisasi kantor meliputi pengolahan kata, sistem manajemen basis data, program spreadsheet serta desktop publishing.

         Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia karena otomatisasi kantor berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. 

Tujuan Otomatisasi Kantor

Menurut Junipriansa (2013) tujuan dari otomatisasi kantor antara lain:

1. Penggabungan dan penerapan teknologi

2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor;

3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.

Aplikasi Otomatisasi Kantor

Menurut Junipriansa (2013) Aplikasi otomatisasi kantor, pada umumnya terdiri dari:

1. Pengolah Kata (Word Processing) 
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak

2. Surat Elektronik (E-Mail)
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,  menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3. Pesan Suara (Voice Mail) 
Mirip dengan surat elektronik, kecuali anda mengirimkan pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya,dan anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan kepada anda. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring) 
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambilkalender pertemuan manajer. Manajer atau sekretarismanajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender tersebut. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Kenyataannya, biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalenderelektronik.

5. Konferensi Audio (Audio Conferencing) 
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatuhubungan audio dengan orang- orang yang tersebar secarageografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi telepon merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masihdigunakan. Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer.Konferensi audio hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi dua arah.

6. Konferensi Video (Video Conferencing) 
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis, peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video

7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing) 
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Konferensi komputer adalahbentuk email yang lebih berdisiplin

8. Transmisi Faximili/FAX (Facsimile Transmission) 
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citradokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuatsalinannya di ujung yang lain.

9. Video Text 
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRTmateri narasi dan grafik yang tersimpan.

10. Pencitraan (Image Storage and Retrieval) 
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.

11. Desktop Publishing 
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Kesimpulan

Dari yang telah dijelaskan diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa sistem otomatisasi kantor (office automation) adalah proses penerapan otomatisasi seperti teknologi komputer pada pekerjaan kantor yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan efektifitas para pekerja di kantor, penerapan teknologi dan memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi kantor ini akan berdampak pada pengurangan tenaga manusia karena pengalihan dari pekerjaan yang bisanya menngunakan tenaga manusia diganti menjadi menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Aplikasi dari otomatisasi kantor terdiri dari pengolah kata, email, pesan suara, kalender elektronik, konfersi video, konfersi komputer, FAX, video text, pencitraan dan dekstop publishing.

DAFTAR PUSTAKA

McLeod. R. & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajement edisi 10. Jakarta: Pearson Education.

Hall, J.A & Singleton, T. (2007). Audit teknologi informasi dan assurance. Jakarta: Salemba empat.

Junipriansa, D. (2013). Pengembangan e-organization melalui pemanfaatan teknologi dan informasi. Jurnal LPKIA,Vol.3 (1)